Historia y análisis de la estandarización de procesos en la provisión pública nacional de medicamentos oncológicos

Abstract

Introducción: La terapia farmacológica es uno de los pilares del control de la enfermedad neoplásica. El acceso al medicamento oncológico a través del Banco Nacional de Drogas Oncológicas (BNDO) ha sido una de las políticas públicas de mayor relevancia. A 34 años de la creación del BNDO se efectuó un análisis de situación evidenciándose debilidades en la organización, con riesgos para el cumplimiento del servicio con efectividad y eficiencia. Entre 2010 y 2014, se realizó la estandarización de los procesos orientada a buscar la mejor calidad. El problema de investigación es que hasta la fecha no se han estudiado los procesos a través de los cuales se efectúa la provisión de medicamentos oncológicos en el BNDO. El objetivo general es estudiar los procesos estandarizados del BNDO. Los objetivos específicos son: Efectuar un análisis de situación de la provisión de medicamentos oncológicos, describir la sistematización de los procesos involucrados en el servicio de provisión pública de medicamentos oncológicos y evaluar su- implementación. Lugar de Aplicación: BNDO, organismo público, cuya misión involucra el servicio de provisión de medicación oncológica a pacientes asistidos en el sistema público de salud. Metodología: Se efectúo un diagnóstico de situación, que incluye el estudio de la historia del BNDO y comprende un análisis del servicio con una matriz FODA, con sus características internas y su posición externa. Con un enfoque sistémico se definió el direccionamiento estratégico del macro proceso de la "Provisión Pública de Medicación Oncológica" y con una visión integradora de sus actividades, se establecieron para llevar adelante la estandarización de procesos, cuatro criterios prioritarios: acceso, efectividad, seguridad y eficiencia. En base a estos se describieron las etapas consecutivas que intervienen en los procesos operativos y estratégicos con criterios administrativos, técnicos farmacéuticos y médicos. Desde la posición de observador participante se realizó una evaluación inicial de la estandarización de procesos implementada. Para evaluar el proceso de la estandarización se implementó una metodología basada en la observación directa y descriptiva de las características en un FODA del BNDO en el periodo 2014, momento que se lleva adelante el presente trabajo, comparativa con las detalladas en el periodo 2009, teniendo en cuenta procedimientos en sus aspectos técnicos-administrativos y su posicionamiento con el entorno. Resultados: El BNDO funcionó 30 años sin definir los procesos, lo cual limitó su capacidad de gestión estratégica. En el relevamiento de la provisión pública de medicación oncológica se encontró un servicio asistencial mixto que entrelaza las actividades de un centro de dispensa de medicación directa al público como intermediaria en relación con las jurisdicciones. El mapa de procesos quedó establecido de la siguiente manera: l-Procesos Operativos (P.O.): se identificaron dos procesos sustantivos que cumplen con el objetivo social y sanitario. 1.1- P.O. Gestión Usuario: objetivo, identificación del paciente asistido en el servicio y la documentación que respalde el cumplimiento del mismo, abarca subprocesos que se inician con la solicitud del medicamento hasta la entrega del mismo. Con intervención de funciones administrativas de registro y técnicas, como el control farmacéutico y la auditoria médica de la prescripción hasta la dispensa del producto, siendo el análisis estadístico y archivo de documentación, el cierre de la secuencia; 1.2-P.O. Gestión Insumo: objetivo, respqnsabilidad en la evaluación técnica de la adquisición, correcta conservación, cobertura de las necesidades, y cumplimiento de un sistema eficaz y seguro de almacenamiento y dispensa del producto medicinal incluidos en el vademécum, según buenas prácticas relacionadas con el tema. 2-Proceso Estratégico: se nutre de los resultados obtenidos de los procesos operativos y sus funciones son: capacitación del personal, análisis de los controles internos, evolución de indicadores de procesos y de resultados, para disminuir riesgos, corrigiendo rápidamente los desvíos que se detecten, y efectuar una planificación adecuada para asegurar la disponibilidad de los recursos y dar cumplimiento a los objetivos. 3-Procesos de soporte con subprocesos de seguridad y soporte informático, mantenimiento edilicio y equipos, seguridad institucional y patrimonial, los que no se desarrollaron en este documento. El ordenamiento y la recopilación de datos, que son producto de cada actividad sistematizada, permiten efectuar un análisis de la situación del stock en relación a las fluctuaciones de los consumos promedios. Discusión: El relevamiento previo de la operatoria que históricamente se implementaba en el servicio y la revisión de las normativas vigentes relacionadas con el tipo de insumo a la fecha del análisis, ayudó a definir prioridades y ordenar las actividades constituyendo los proceso sustantivos, los cuales son indispensables para dar sustentabilidad de manera coordinada a la provisión pública de medicación oncológica. A partir de la estandarización de procesos, el BNDO cuenta con las herramientas necesarias para poder realizar una gestión estratégica, permitiendo establecer puntos de control con análisis técnicos que detectan desvíos permanentes en: 1- la demanda de los insumos presenta variabilidad periódica debida a varios factores: múltiples patologías que constituyen la oncología, cada una ellas con múltiples esquemas terapéuticos para ser indicados de acuerdo a la etapa evolutivita de la enfermedad, a lo cual se suma el potencial requerimiento de cambio del tratamiento programado por múltiples razones. 2- El padrón de pacientes beneficiados tiene una dinámica variable de ingresos y egresos permanentes, relacionada con el tipo enfermedad, con altas y bajas del padrón, las que dependen también como en el punto anterior de la evolución de la enfermedad y de la tolerancia del paciente. Conclusiones: La estandarización de los procesos obtuvo, por primera vez desde la creación del BNDO un ordenamiento, categorización y clasificación de los procesos. La generación de información permitió conocer el perfil epidemiológico de la población beneficiada con variables cuali y cuantitativas, así como datos relacionados con el insumo en sus diferentes etapas de gestión y sobre la demanda prescriptiva. La adopción de un esquema de administración basado en procesos permitió desarrollar una reorganización del servicio de provisión pública de medicación oncológica orientada en una gestión con medición de proceso y de resultados, siendo estos el pilar fundamental para la toma de decisiones y estrategias a seguir. Estos procesos son los que permitirán mejorar el acceso, efectividad, seguridad y eficiencia. Queda abierta la evaluación de resultados de esta sistematización de procesos con la medición y el análisis de lo aplicado en el trabajo realizado.